Temat szkolenia

Instrukcja kancelaryjna, czyli jak funkcjonuje obieg dokumentów urzędzie

Czas szkolenia

(godziny)

1 dzień 8 – 10 godzin lub 2 dni pod 4 – 5 godzin

Termin szkolenia

Ustala organizator szkolenia

Adresaci (grupy)

Pracownicy jednostek samorządu terytorialnego.

Cel szkolenia

1. Poznanie obiegu dokumentów w rozumieniu przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

2. Praktyczne zastosowanie systemu obiegu dokumentów opartego na elektronicznym zarządzaniu dokumentem.

3. Praktyczne zastosowaniu systemu obiegu dokumentów opartym na modelu tradycyjnym.

4. Poznanie pojęcia wyjątków od domyślnego obiegu dokumentów

5. Przechowywanie dokumentów.

6. Sposób przygotowania akt spraw zamkniętych do przekazania archiwum zakładowego.

7. W jaki sposób wygląda przekazanie akt spraw zamkniętych w EZD do archiwum zakładowego.

Korzyści dla uczestników

z uczestnictwa w szkoleniu

1. Prezentacja mechanizmu obiegu dokumentów w obiegu tradycyjnym i elektronicznym, opartym na EZD.

2. Różnice pomiędzy obiegiem tradycyjnym a elektronicznym.

3. Czym są akta sprawy.

4. Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych.

5. Jakie zarządzenia kierownik podmiotu musi przygotować i wdrożyć.

6. Kiedy obowiązuje obrót materialno-prawny z wyłącznym udziałem tradycyjnego dokumentu.

7. Przechowywanie akt spraw i przygotowanie do przekazania archiwum zakładowemu.

Program szkolenia

1. Kogo dotyczy rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, podstawa prawne jego wydania.

2. Zagadnienia ogólne dot. instrukcji kancelaryjnej.

3. Dokumentacja tworząca akta sprawy.

4. Schemat obiegu dokumentów – dyskusja, pytania dot. omówionych zagadnień.

5. Czynności kancelaryjne w EZD.

6. Pytania o dyskusja związana z tematem.

7. Czynności kancelaryjne w obiegu tradycyjnym.

8. Przechowywanie akt spraw.

9. Przygotowywanie akt spraw zamkniętych do archiwum.

10. Obrót materialno-prawny dokumentu elektronicznego i wykorzystanie podpisów elektronicznych.

11. Konsultacje.

Wariant drugi – przeprowadzenie kursu ze strony http://sluzba-jst.gov.pl

Materiały szkoleniowe (co będą zawierały?)

Przykłady zarządzeń i zestawienie najczęściej zadawanych pytań, jak należy interpretować instrukcję kancelaryjną..

Informacje o wykładowcy, które będą umieszczone na ofercie

Damian Kostyra, historyk, dziennikarz. Od 1995 roku specjalizuje się w zagadnieniach archiwizacji dokumentów, w zakresie procesu obiegu w firmach. Specjalizuje się w zagadnieniach prawnych dot. tak zwanego prawa archiwalnego, wybranych elementów Kodeksu postępowania administracyjnego, instrukcji kancelaryjnej. Przez osiem lat prowadził rejestr przechowawców akt osobowych i płacowym w imieniu Marszałka Województwa Śląskiego.