Temat szkolenia

System kancelaryjny elektronicznego zarządzania dokumentem a tradycyjny obieg dokumentów w praktyce w rozumieniu przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Termin szkolenia

 Brak terminów szkoleń otwartych.

Adresaci (grupy)

Szkolenie adresowane jest do jednostek samorządu terytorialnego wszystkich szczebli, jak i do administracji rządowej oraz zespolonej na poziomie województwa. Adresatem są szczególnie te jednostki, które nie mają wskazanego domyślnego systemu kancelaryjnego, jak i wprowadzonych zarządzeń, doprecyzowujących sposób obiegu dokumentów w EZD lub systemie tradycyjnym z wykorzystaniem aplikacji zarządzającej obiegiem dokumentów

Cel szkolenia

1. Omówienie funkcjonowania systemu kancelaryjnego opartego na EZD w praktyce i funkcjonowania wyjątków prowadzonych w obiegu tradycyjnym.

2. Przedstawienie zmian w tradycyjnym systemie kancelaryjnym po wprowadzeniu nowej instrukcji kancelaryjnej.

3. Omówienie metodyki stworzenia zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki doprecyzowującego czynności kancelaryjne w EZD na przykładzie rozwiązań wdrożonych w samorządzie województwa oraz roli jaką pełni elektroniczny podpis.

4. Dla jednostek samorządu terytorialnego współdziałających w projekcie SEKAP – omówienie podstawowych zagadnień związanych z aplikacją FINN 8 SQL – zarządzającej obiegiem dokumentów i prowadzeniem akt spraw.

Korzyści dla uczestników z uczestnictwa w szkoleniu

1. Omówienie funkcjonowania EZD na praktycznym przykładzie wdrożenia w jednostce samorządu terytorialnego,

2. Omówienie przykładu implementacji rozporządzenia w ramach regulacji wewnętrznych,

3. Metodologia wskazywania haseł rzeczowych, jako wyjątków do prowadzenia w systemie tradycyjnym,

4. Poznanie różnic w prowadzeniu akt spraw w systemie tradycyjnym,

5. Poznanie zasady pisemności, skutków prawnych stosowania elektronicznego podpisu kwalifikowanego i profilu zaufanego

6. Poznanie zagadnień uznawania elektronicznych akt spraw i dokumentu elektronicznego w obrocie materialno-prawnym,

7. Poznanie sposobu archiwizowania dokumentów elektronicznych i akt spraw w systemie EZD.

8. W jaki sposób zaplanować przejście do EZD.

9. Koordynator czynności kancelaryjnych.

Program szkolenia

1. Zmiany, jakie wprowadziła instrukcja kancelaryjna,

2. Proces obiegu dokumentów wg nowej instrukcji w EZD i w systemie tradycyjnym,

3. Prowadzenie akt spraw w EZD,

4. Tworzenie pism tradycyjnych.

5. Tworzenie pism w postaci dokumentu elektronicznego wysyłanych do skrzynek w platformie ePUAP i PeUP (SEKAP),

6. Prowadzenie akt spraw w ramach wyjątków w EZD,

7. Dekretacja zastępcza,

8. Przechowywanie akt spraw u wytwórcy,

9. Archiwizacja dokumentacji w EZD,

10. Metodologia analizy haseł rzeczowych, jakie można prowadzić w EZD.

11. Akta i dokument elektroniczny w obronie materialno-prawnym w innymi instytucjami – rola podpisu kwalifikowanego i profilu zaufanego.

12. Koordynator czynności kancelaryjnych.

13. Przykładowe scenariusze prowadzenia akt spraw na przykładzie aplikacji FINN SQL.