Wartościowanie stanowisk pracy

Wiele firm, mimo dużych nakładów finansowych związanych m.in. z inwestowaniem w motywację pracowników, szkolenia czy system premiowy, boryka się niejednokrotnie z negatywnymi nastrojami wśród kadry pracowniczej. Może się okazać, że duża część zatrudnionych, ze względu na posiadanie kwalifikacje, duże doświadczenie czy unikatowe umiejętności, ma poczucie niesprawiedliwości płac. W tym przypadku warto pomyśleć o wartościowaniu stanowisk pracy, które pomoże m.in. realnie określić ważność poszczególnych stanowisk w organizacji czy zapewnić przestrzeganie procedur związanych z zasadniczym wynagrodzeniem. Zwiększy to przejrzystość i obiektywność decyzji podejmowanych przez pracodawcę, a co ważne, zmniejszy ilość nieporozumień związanych z decyzjami o wysokości wynagrodzenia na danym stanowisku, które często przez swoją uznaniowość mogą, z perspektywy pracowników, wydawać się niesprawiedliwe.

Tutaj pojawiają się kolejne pytania. Jak ukierunkować wartościowanie stanowisk? Czy informować i zaangażować pracowników w cały proces? Jakimi metodami przeprowadzić wartościowanie? Jakich błędów unikać? M.in. na te pytania odpowiemy w poniższej części artykułu.

Po co wartościować stanowiska? Na początku musimy zadać sobie podstawowe pytanie o cel, jaki przyświeca nam w całym procesie. Będzie to determinowało kolejne kroki jakie powinniśmy podjąć w ramach wartościowania stanowisk. Może to być np. określenie ważności poszczególnych stanowisk, urynkowienie płacy zasadniczej lub bardzo przyziemny, ochrona pracodawcy przed roszczeniami pracowników. Z zasady odradzamy przedsiębiorcom wyznaczanie ostatniego przytoczonego celu, ponieważ samo narzędzie z definicji ma za zadanie chronić obie zainteresowany strony, pracodawcę i pracownika. Samo wartościowanie pomoże nam m.in. zidentyfikować kluczowe stanowiska czy obiektywnie regulować wynagrodzenie - to właśnie powinno być naszym priorytetem.

Jakie dokumenty są potrzebne? Ważne jest aby organizacja przystępująca do projektu przeanalizowała dostępną dokumentację firmową m.in. strukturę organizacyjną, aktualność i jakość opisów stanowisk, regulamin pracy, katalog uprawnień czy system ocen pracowniczych. Jeśli w odniesieniu do któregoś z dokumentów zachodzi podejrzenie o jego wątpliwą jakość lub brak aktualizacji, ważne jest aby się temu przyjrzeć, wyciągnąć wnioski i nanieść odpowiednie zmiany. W/w dokumenty mogą być wykorzystywane w trakcie wartościowania, a ich zawartość może w dużym stopniu wpłynąć na ostateczny wynik prac.

Czy zaangażować pracowników? Jeśli rozpoczynamy wartościowanie stanowisk i pomijamy „czynnik ludzki”, obarczamy nasz projekt dużym ryzykiem i możliwością wystąpienia wielu błędów. Po pierwsze, jeśli nasi pracownicy dowiedzą się o wartościowaniu z innych źródeł niż u samego pracodawcy narażamy się na obniżenie poziomu zaufania i możliwy sabotaż projektu (bierny lub aktywny). Powinniśmy dużą wagę przyłożyć do komunikacji i akcji informacyjnej dla naszych pracowników, aby wyeliminować niepotrzebne napięcia i sprecyzować cel projektu, który w przypadku braku informacji może przybrać negatywny wydźwięk. Po drugie jedną z istotniejszych części pracy nad projektem wartościowania powinny być wywiady z pracownikami/reprezentantami stanowisk. Dokumentacja firmowa może być nieprecyzyjna, a rozmowa z pracownikami pozwoli zrozumieć złożoność danego stanowiska, wymagane kompetencje, uprawnienia czy wpływ czynników zewnętrznych na wykonywaną pracę. Dodatkowo, łatwiej będzie pracownikom zaakceptować wyniki wartościowania, jeśli ich zaangażujemy w projekt.

Jaką metodę wartościowania wybrać? Najczęściej wyróżniamy dwa rodzaje metod wartościowania: sumaryczne i analityczne. Metody sumaryczne charakteryzują się głównie całościową oceną wykonywanej pracy na danym stanowisku, bez zagłębiania się w jej szczegóły. Klasyfikuje się stanowiska  tworząc ich rankingi czy porównując je parami. Ze względu na niewielki stopień skomplikowania metody, mniejsze koszty, krótszy czas wykonania, wykorzystywana jest zwykle w mniejszych firmach o poziomej strukturze, gdzie w pracy wymagane są podstawowe kompetencje.  Metody sumaryczne w dużej mierze opierają się na intuicji i subiektywnej ocenie konsultantów i są obarczone dużym ryzykiem błędu. Dlatego w przypadku organizacji o rozbudowanych strukturach i dużej złożoności pracy, zaleca się metody analityczne. W tym przypadku wykorzystania metod analitycznych dużą wagę przywiązuje się do zbierania informacji, określenia i opisania wymagań oraz czynników mających wpływ na charakter pracy na konkretnym stanowisku. Zazwyczaj do poszczególnych kryteriów dobieramy wagi i przyporządkowujemy punkty, w efekcie otrzymujemy kategorię zaszeregowania. Jest to metoda czasochłonna i skomplikowana, może się także wiązać z koniecznością zatrudnienia zewnętrznej firmy lub konsultantów, co będzie się wiązać z dodatkowymi kosztami. Natomiast, biorąc pod uwagę użyteczność tej metody, o wiele lepszą jakość wyników i ich odzwierciedlenie w rzeczywistości danej organizacji, na pewno jest godna polecenia. W ramach tej metody warto korzystać z raportów płacowych, które pozwolą dostosować stawki do realiów rynkowych.

Czy należy obawiać się wyników? Wiele firm przed przystąpieniem do wartościowania już na starcie obawia się wyników wartościowania stanowisk. Najczęściej spotykamy się z dwoma skrajnymi stanowiskami: co jeśli okaże się, że płacimy za dużo? (będziemy musieli obciąć pensje?) Albo: co jeśli płacimy za mało? (będziemy musieli przeznaczyć cały budżet na podwyżki?). W obu przypadkach wszystko zależy m.in. od narzędzi funkcjonujących w obrębie firmy np. systemy motywacyjne, płacowe, premiowe jak i od nastawienia i możliwości organizacji. Oczywistym jest, że wyniki wartościowania mogą determinować szereg zmian m.in. hierarchie stanowisk, wynagrodzenia itp. Natomiast, nasze działania powinny być dalekie od rewolucji, a być bliższe naturalnemu procesowi ewolucji. Bardzo istotne będzie również zakomunikowanie pracownikom wyników wartościowania oraz tego co wraz z nimi ulegnie zmianie w przestrzeni firmy. Podsumowując, obawy i niepewność będą pojawiać się zawsze i najpewniej ich nie unikniemy w procesie wartościowania, ale to w jaki sposób sobie z nimi poradzimy będzie w dużej mierze świadczyło o dojrzałości i kulturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Wartościowanie stanowisk to oczywiście bardzo złożona problematyka, a powyższe zagadnienia to dopiero początek pytań, jakie mogą się pojawić w trakcie realizacji całego procesu. Pierwszą decyzją jaką podejmiemy przed przystąpieniem do realizacji, będzie wybór formy wartościowania (wewnętrzna lub zewnętrzna). Konieczna będzie odpowiedź na pytanie, czy posiadamy: odpowiednią wiedzę, zasoby, a co najważniejsze czas by zrealizować projekt siłami wewnętrznymi, a z drugiej strony czy dysponujemy odpowiednim budżetem na skorzystanie z firmy doradczej? Ten wybór będzie warunkował wiele aspektów pracy nad projektem. Natomiast, abstrahując od wyboru formy, wartościowanie stanowisk pracy może być niezbędne do zbudowania spójnego systemu wynagrodzeń ocenianego przez pracowników jako sprawiedliwy. Tytułowy projekt to jedna z wielu dróg do budowy wartościowej organizacji, ale ten wysiłek na pewno warto podjąć.