Zagadnienie zarządzania dokumentami znacznie wykracza poza temat oszczędności , które możemy uzyskać w zarządzaniu drukiem. Działania oraz decyzje dotyczące środowiska druku nie powinny być podejmowane w oderwaniu od całości organizacji w firmie, gdyż wydruki są (a przynajmniej powinny być) efektem (skutkiem) istniejących procedur i procesów w danej organizacji.

Szukając możliwości zmniejszenia kosztów działalności firmy należy dążyć do usprawnienia organizacyjnego w przebiegu dokumentów. Wariantów usprawnień jest wiele i zależą one od możliwości oraz chęci (determinacji) danej firmy. Chodzi tu m. In. o wykorzystanie możliwości, jakie daje elektroniczny obieg dokumentów. Firmy, które na co dzień generują, procesują, wyszukują i archiwizują wydruki w dużej w ilości oraz obserwują regularny ich przyrost ilościowy, prawdopodobnie staną przed koniecznością pracy w pewnym zakresie na dokumentach cyfrowych. Wiele firm już od jakiegoś czas wprowadziło elektroniczny obieg dokumentów w swoich strukturach po to, aby – oprócz korzyści finansowych – utrzymać jakość zarządzania na odpowiednio wysokim poziomie. Należy pamiętać, iż zintegrowane zarządzanie dokumentami drukowanymi i dokumentami cyfrowymi podnosi jakość organizacji pracy oraz poprawia komfort pracowników na ich roboczym stanowisku, gdyż:

1. Dokumenty są bezpieczne i nie giną
2. Obieg dokumentów jest adekwatny do procesów komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej
3. Wszystkie potrzebne dokumenty są razem i łatwo się do nich dostać bez względu na miejsce
4. Łatwo i szybko można znaleźć potrzebne dokumenty